L’entreprise
Kellie Barclay, la visionnaire derrière Fancy That Cake, a lancé son entreprise en 2008, d’abord comme activité secondaire. Installée dans la cuisine du sous-sol de sa maison de Wellington Centre, elle confectionnait de tout pour ses clients, des gâteaux d’anniversaire à des bombes de chocolat chaud, tout en travaillant à temps partiel et en élevant ses enfants. En 2015, Mme Barclay a décidé de se consacrer à temps plein exclusivement à son entreprise de gâteaux. « Il a probablement fallu quatre ou cinq ans avant que je puisse dire que j’étais constamment occupée chaque semaine », affirme Mme Barclay. Mais aujourd’hui, elle a réalisé que Fancy That Cake est une entreprise financièrement viable.
Le défi
Contrairement à beaucoup d’autres entreprises, Fancy That Cake a prospéré pendant la pandémie. « J’ai pu m’adapter », explique Mme Barclay. Les commandes de gâteaux de mariage ont diminué, mais la demande de gâteaux de fête a augmenté, car les gens étaient plus enclins à dépenser l’argent qu’ils avaient économisé pendant le confinement pour un gâteau d’anniversaire raffiné. Lorsque les restrictions ont été levées et que la pandémie a pris fin, l’entreprise de Mme Barclay a continué à prospérer. Les couples qui n’avaient pas pu se marier pendant la pandémie programmaient leurs mariages en masse. « C’était un peu fou », note la propriétaire, qui avait décidé de concentrer son activité sur la création de gâteaux de mariage personnalisés et faits à la main.
Au fur et à mesure que Fancy That Cake prenait de l’ampleur, il est devenu évident que la boulangère avait besoin d’un système organisé d’intégration de ses clients pour rationaliser les commandes qu’elle recevait. « Je fonctionnais à l’improviste », dit-elle. Ses journées étaient occupées à envoyer des contrats par courriel et à demander des signatures au lieu de faire ce qu’elle aime vraiment : créer des gâteaux. Un coach professionnel a proposé à Mme Barclay de choisir un système de gestion des clients afin de reprendre le temps qu’elle pouvait consacrer à des activités commerciales essentielles. Elle a décidé de se procurer Honeybook, une plateforme de gestion des flux de clients qui permet aux entreprises indépendantes de faire des réservations pour les clients, de gérer des projets et d’être payées en un seul endroit. Mme Barclay a par contre précisé que même si Honeybook l’avait aidée, elle savait qu’elle ne maîtrisait pas suffisamment la plateforme pour automatiser et optimiser son flux de travail.
La solution
Alors que Mme Barclay se débattait avec la plateforme Honeybook pour automatiser son flux d’intégration des clients, elle a découvert la subvention pour l’optimisation en matière de numérique de Digital Main Street par l’intermédiaire d’un groupe de réseautage. Cette initiative de Digital Main Street offre aux petites entreprises brique et mortier une évaluation numérique, une formation en ligne et une subvention de 2 500 $ pour mettre en œuvre leur Plan d’optimisation en matière de numérique.
Forte de cette subvention, la propriétaire s’est concentrée sur l’optimisation des fonctions de Honeybook avec l’aide d’un spécialiste de Honeybook afin d’affiner et d’automatiser son processus d’intégration. Avant de travailler avec le spécialiste de Honeybook, Mme Barclay explique qu’elle devait encore effectuer manuellement un certain nombre d’étapes d’intégration. « Mon plus grand défi était de savoir comment améliorer ce processus. C’était [un peu] automatisé, mais pas assez. » L’aide du spécialiste de Honeybook lui a grandement facilité la vie, et son processus d’intégration est désormais nettement plus rationalisé. En outre, en investissant dans la photographie professionnelle pour son site Web et les plateformes de médias sociaux, Mme Barclay a renforcé la présence en ligne de la marque.
Principaux livrables
- Demande et obtention d’une subvention pour l’optimisation en matière de numérique de Digital Main Street en août 2022.
- Établissement d’une relation de collaboration avec un spécialiste de Honeybook afin d’améliorer et d’automatiser le flux des clients.
- Examen des processus actuels afin de cerner les étapes qui pourraient être automatisées et améliorées.
- Mise en place d’un flux de clients amélioré.
- Mise en place et lancement d’un nouveau flux d’intégration dans Honeybook.
- Embauche d’un photographe et d’un vidéaste
- Lancement de nouveaux actifs sur les plateformes numériques.
Le résultat
- Apparence et convivialité accrues. Les photos professionnelles et la mise en place de Honeybook ont permis à la propriétaire de présenter une image plus soignée et mieux établie à ses clients potentiels.
- Acquisition de clients idéaux. Grâce aux efforts qu’elle a déployés pour améliorer sa présence numérique et son expérience d’intégration, Mme Barclay affirme qu’elle reçoit de plus en plus de demandes de la part de ses clients idéaux. « J’obtiens des contrats plus importants et plus sophistiqués et je me rends à Toronto pour les livraisons ».
- Expérience client simplifiée. Le processus d’intégration ne fait pas que libérer le temps de la boulangère, il facilite aussi la vie de ses clients. « J’ai eu quelques clients qui m’ont fait part de leurs commentaires sur mon système et sur la qualité de son fonctionnement, son professionnalisme et sa facilité d’utilisation du point de vue du client », dit-elle.
Prochaines étapes
Avec un nombre croissant de clients et un processus rationalisé en place pour gérer les clients potentiels, l’entreprise est bien située pour poursuivre sa croissance. Mme Barclay travaille avec un coach professionnel pour mieux définir son public cible et embauchera un avocat pour examiner les contrats dans le cadre de son système Honeybook. Ce travail de préparation en coulisses pendant les mois les plus calmes renforcera les assises de Fancy That Cake pour un succès durable. Mme Barclay est heureuse d’avoir demandé la subvention et d’avoir pris le temps de se consacrer à la transformation numérique : « Cela m’a vraiment aidé et m’a permis de faire des choses que je n’aurais pas pu me permettre de faire seule. »
