L’entreprise
Mark et Lisa Townsend ont un plan de retraite unique. Un soir, alors qu’ils discutaient de leur avenir autour d’un feu de camp, le couple a décidé de tirer parti de l’intérêt de longue date de Mark pour les spiritueux et de la formation agricole de Lisa pour ouvrir leur propre distillerie. « Nous sommes le genre de couple qui […] doit se tenir occupé », affirme Lisa. En 2020, les Townsend ont ouvert la distillerie Silver Fox Arthur, en Ontario. Cette distillerie se spécialise dans l’alcool noir et les liqueurs, mais produit également de la vodka, du gin et du whisky vieilli en fût.
Tous les grains ainsi que la plupart des plantes utilisés dans la production des spiritueux de Silver Fox proviennent d’un rayon de 50 kilomètres autour de la distillerie. Les drêches qui restent après la production sont données aux agriculteurs, qui les utilisent comme aliments riches en protéines pour leurs animaux. Au cours de ses trois premières années d’activité, la distillerie a remporté 33 prix, dont celui de Grand National Champion à l’U.S. Open for Spirits. Silver Fox est la première distillerie au Canada à remporter ce prix prestigieux et la première distillerie au monde à l’obtenir deux années de suite.
Le défi
Si les Townsend savent manifestement comment distiller un produit de première qualité, l’inventaire et le suivi ont toujours été des défis opérationnels importants pour l’entreprise. « Il y beaucoup de paperasse avec l’alcool », explique Lisa. « Nous devons surveiller notre production, notre inventaire en magasin, notre inventaire en ligne et notre inventaire en entrepôt. »
Chaque once d’alcool produite par la distillerie doit être pesée, et quatre différents types de taxes doivent être payés sur les spiritueux vendus. Les calculs sont complexes et l’entreprise doit produire cinq rapports financiers gouvernementaux chaque mois. Lisa explique qu’elle notait manuellement dans un carnet toutes les tâches de suivi et de calcul, et qu’elle écrivait à la main les numéros de lots sur chaque bouteille. Ce processus était long, fastidieux et stressant. Et surtout, il laissait beaucoup de place à l’erreur humaine.
La solution
Désireux de trouver un moyen de rationaliser les activités de Silver Fox, les Townsend ont été ravis de découvrir la subvention pour l’optimisation en matière de numérique de Digital Main Street. Cette initiative de Digital Main Street offre aux petites entreprises brique et mortier une évaluation numérique, une formation en ligne et une subvention de 2 500 $ pour mettre en œuvre leur Plan d’optimisation en matière de numérique.
Après avoir suivi une simple procédure pour déposer une demande et une fois leur financement approuvé, les Townsend ont acheté un logiciel d’inventaire appelé Purtrak qui se spécialise dans le soutien aux distilleries comme Silver Fox. Ils ont ensuite commencé à migrer les données de leurs produits existants dans le programme et à mettre en place des systèmes permettant de suivre avec précision et efficacité les nouveaux spiritueux au fur et à mesure qu’ils sont distillés et mis en bouteille pour la vente.
Principaux livrables
- Demande et obtention d’une subvention pour l’optimisation en matière de numérique de Digital Main Street en octobre 2022.
- Recherche et sélection d’un logiciel de suivi des inventaires pour les distilleries.
- Achat d’un abonnement d’un an au logiciel PureTrack.
- Saisie des données sur l’inventaire en entrepôt dans le logiciel.
- Configuration des systèmes pour suivre efficacement la production de nouvelles bouteilles.
- Rapprochement des rapports produits par le logiciel avec les valeurs des états financiers antérieurs.
Le résultat
L’adoption d’un système numérique a changé la donne pour les Townsend et Silver Fox.
- Augmentation de la productivité. Lisa passait une bonne partie de sa journée à rassembler des données pour les rapports de fin de mois. « Aujourd’hui, il me suffit de demander un rapport de l’ARC pour les produits de notre entrepôt et le logiciel s’en charge, ce qui est formidable et nous permet de gagner des tonnes d’heures. »
- Augmentation de la précision. Les Townsend sont également moins inquiets à l’idée d’une éventuelle vérification et précisent « qu’il sera plus facile d’afficher des formulaires à l’ordinateur et de montrer [aux vérificateurs] exactement ce que nous avons fait. »
Prochaines étapes
Grâce à un système de suivi moderne qui leur permet de gagner du temps et à une série de prix prestigieux, Lisa et Mark ont hâte de se consacrer à la vente et au marketing. « Nous nous concentrons sur l’augmentation de nos ventes en ligne, précise Lisa. Et nous voulons augmenter la production, mettre nos produits dans les restaurants, les bars et la LCBO. » Les Townsend sont reconnaissants de leur expérience auprès du programme DMS, qui « nous a permis de prendre de l’ampleur plus rapidement et de faire connaître notre nom. Ça vaut vraiment la peine de passer au numérique. »
English Version – https://obiaa.com/case-studies/how-silver-fox-distills-future-success-with-new-software/
